プライバシーポリシー

制定　2012年 5月17日
改定　2022年 4月 1日

株式会社保険ひろば
代表取締役　吉中　大輔
山口県周南市五月町1番38号
TEL 0834-34-8550

当社は、お客様からの信頼を第一と考え、以下の方針に沿ってお客様の情報を厳格に管理し、個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法といいます。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、マイナンバー法といいます。） 等の関係法令及び個人情報保護委員会のガイドライン等を遵守するとともに、正確性・機密性の保持と安全性の確保に努めることを宣言します。

1. １．個人情報の取得
   • ○当社は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表又は通知し（本方針による公表を含みます。）、また、直接ご本人様から契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。）に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲で、適法かつ適正な方法で取得し利用します。
2. ２．個人情報の利用目的
   • ○当社は、お客様の同意を得た場合又は法令等により例外として取扱われる場合を除き、以下に定める利用目的の達成に必要な業務（今後取扱いが認められる業務を含みます。）において、お客様の個人情報を取扱います。
   • ○特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用いたしません。

   （個人番号以外の個人情報の利用目的）

   • ライフプランニングに関するサービスをご提供するため
   • セミナー、各種イベント等のご案内を行うため
   • ダイレクトメールの発送等、商品やサービス等に関する各種ご提案のため
   • 市場調査、データ分析・計数把握、ならびにアンケートの実施等によるニーズの把握、商品やサービス等の研究や開発等のため
   • 生命保険・損害保険に関する商品情報のご提供及び保険契約の募集のため
   • 保険契約の維持・保全など各種お取引にかかる事後処理や管理のため
   • お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため
   • 当社グループ各社、提携会社等の商品のご提案を行うため
   • 銀行代理業を取扱う場合において、銀行法に基づく預金取引、融資取引、その他銀行代理業者として取扱う商品のご提案を行うため
   • 金融商品仲介業を取扱う場合において、金融商品取引法に基づく有価証券、金融商品のご提案を行うため
   • 適合性の原則等に照らした判断等、商品等のご提供に係る妥当性の判断のため
   • 各種リスク管理を適切に行うため
   • 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合や、当社が他の事業者の代理店に指定されている場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため
   • お客様との契約や法令等に基づく権利の行使や義務の履行、あるいは国の機関や地方公共団体等からの要請への対応のため
   • 金融当局や外部団体等への報告や連絡等のため
   • その他、お客様とのお取引を適切且つ円滑に履行するため

   （個人番号の利用目的）

   • 当社はお客さまの個人番号（個人を識別するための番号であり、住民票コードを変換して得られる１２桁の番号をいいます。）を、その利用目的の達成に必要な範囲においてこれを取扱います。個人番号について、マイナンバー法で認められている利用目的以外では利用いたしません。
3. ３．個人情報の適正な取得およびセンシティブ情報の厳格な取扱い
   • ○当社は、上記の利用目的達成に必要な範囲で、お客様の住所・氏名・生年月日・性別・職業・健康状態・資産・収入・投資のご経験等の個人情報を、適法かつ適正な方法で取得します。
   • ○当社は、人種、信条、門地、本籍地、保健医療または犯罪歴についての情報等の特別の非公開情報（いわゆるセンシティブ情報）については、法令等に基づく場合、人の生命、身体、財産の保護に必要な場合または保険その他金融分野の事業の適切な業務運営を行ううえで必要な場合等の限られた場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供いたしません。
4. ４．個人データの安全管理措置
   • ○当社は、漏洩・滅失・き損・不正アクセスの防止その他個人データの安全管理のために、適正な情報セキュリティを確立し、必要かつ適切な措置を講じてまいります。
   • ○当社は、個人データの安全管理に関し、取得・利用・保管・送付・廃棄等、管理段階ごとに社内規定を整備のうえ、定期的に教育する等により、従業員に周知徹底いたします。
   • ○当社は、個人データの取扱いを委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、委託先の義務と責任を契約により明確にする等、委託先において個人情報が安全に管理されるよう適切に監督いたします。
   • ○個人データの安全管理措置は、定期的に見直し、改善してまいります。
   • （安全管理のために講じている措置の例）
     • 基本方針の策定
       当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針として本方針を策定しています。
     • 個人データの取扱いに係る 規程 類の整備
       当社は、個人データの保護を実行するため、「情報資産管理規程」・「情報管理対策基準」等の関連規程類を定め、定期的に見直しを実施しています。
     • 組織的安全管理措置
       当社は、個人データの取扱いに関する 情報管理主管部署を設置するとともにその担当役員を情報管理統括責任者とするほか、全ての部店に情報管理責任者を任命して個人データの適正な管理を実施しています。
     • 人的安全管理措置
       当社は、個人データの保護及び適正な管理方法等に関する社員教育を実施して適正な取扱いを徹底しています。
     • 物理的安全管理措置
       当社は、個人データを取り扱う区域において、社員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
       当社は、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、外部に情報を持ち出せないような措置を講じています。
     • 技術的安全管理措置
       当社は、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
       当社は、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
5. ５．個人データの提供
   • ○当社は、個人データを機密情報として厳正に管理し、次の場合を除き、直接・間接を問わず、第三者に提供いたしません。
     • あらかじめ本人の同意を得た場合
     • 個人情報保護法その他の法令に基づく場合
     • 適切な安全管理措置に基づいて、前記２.記載の利用目的を達成するために必要な範囲で、情報システムの保守、運送、印刷等の各種業務において、個人情報の取扱いの一部または全部を外部委託する場合（当該 外部委託を行う場合、外部委託先における個人情報の安全管理について適切に監督します。）
     • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
     • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
     • 下記６．記載の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供する場合
6. ６．個人情報の共同利用
   • ○当社は、（イ）に記載のお客様の個人情報を、（ア）に記載の者を共同利用者として共同利用させていただくことがあります。
     • （ア）共同利用者として共同利用する者
       • ①株式会社山口フィナンシャルグループ及び同社の連結対象会社（※a①）
         （※a①）連結対象会社の範囲の詳細につきましては、山口フィナンシャルグループホームページ（https://www.ymfg.co.jp/）等をご覧ください。
       • ②株式会社アドバンスクリエイト、株式会社フジ・カードサービス（※b②）
         （※b②）弊社との共同募集の場合のみ共同利用の対象となります
     • （イ）共同利用される個人データの項目
       • 氏名、住所、生年月日、電話番号、電子メールアドレス、お取引ニーズに関する情報、ライフプランニング等におけるヒアリングシート等に記載いただいた情報、公開情報その他お客様の属性に関する事項
       • お取引の履歴、お取引いただいている各種商品やサービス等の種類、ご契約日・お取引金額・残高・期日、内容その他のお客様との取引に関する事項
       • 顧客番号・取引番号等の管理番号など、お取引の管理に必要な情報
     • （ウ）共同利用の利用目的
       （ア）①の場合
       • 当社グループ各社において経営上必要な各種リスクの把握及び管理のため
       • 当社グループ各社及びその提携会社の商品・サービスのご案内・ご提案のため
       （ア）②の場合
       • 当社及び共同利用者の保険代理店業務における各種商品・サービスのご案内・ご提案のため
     • （エ）個人データの管理について責任を有する者
       株式会社保険ひろば
       代表取締役　吉中　大輔
       山口県周南市五月町1番38号
7. ７．お客様からの当社保有個人データに関する開示等のご請求
   • ○お客様からご自身に関する当社保有個人データについて、以下のご請求があった場合には、ご本人であることの確認または正当な代理人からのご請求であることを確認させていただいたうえで対応させていただきます。
   • ○開示等のご請求については当社所定の手続が必要です。詳しくは、お取引店の窓口にご相談ください。
     • 保有個人データの利用目的のご通知（１件のご請求につき手数料として550円（消費税10%を含みます。）を申し受けます。）
     • 保有個人データの開示（１件のご請求につき手数料として1,100円（消費税10%を含みます。）を申し受けます。）
     • 第三者提供記録の開示（１件のご請求につき手数料として1,100円（消費税10%を含みます。）を申し受けます。）
     • 保有個人データの内容が事実ではないという理由による訂正・追加または削除
     • 当社が、保有個人データを特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用していること、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により保有個人データを利用していること又は偽りその他不正な手段により取得していることを理由とする当該保有個人データの利用停止または消去
     • 当社が、あらかじめお客様の同意を得る等の必要な手続きを経ることなく、保有個人データを第三者への提供を行っていることを理由とする当該保有個人データの第三者への提供停止
     • 当社が、保有個人データを利用する必要がなくなったことを理由とする当該保有個人データの利用停止、消去又は第三者への提供停止
     • 当社において、保有個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたことを理由とする当該保有個人データの利用停止、消去又は第三者への提供停止
     • お客様の権利又は正当な利益が害されるおそれがあることを理由とする当該保有個人データの利用停止、消去又は第三者への提供停止
     • 当社からのダイレクトメールや電話等による商品のご案内について、お客様がご希望されない旨のご依頼に基づく取扱の停止
   • ○なお、ご本人に代わってこれらのご請求をすることができる代理人は次のとおりです。
     • 未成年者または成年被後見人の法定代理人（審判書謄本等の確認書類のご提出が必要となります。）
     • ご本人が委任した代理人（当社所定の依頼書の他、当社所定の委任状のご提出が必要となります。）（ただし、回答等はご本人宛にさせていただきます。）
8. ８．お客様の情報が漏えいした場合のご本人へのご通知
   • ○当社は、お客様の情報が漏えいすることが無いよう万全を期しておりますが、万が一お客様の情報が漏えいした場合は、個人情報保護法及び同法施行規則で定めるところにより、お客様の権利利益を保護するための措置として、原則としてお客様ご本人にご通知いたします。
9. ９．個人情報に関する苦情および相談の窓口
   • ○当社は、個人情報に関する苦情および相談に、適切かつ迅速に対応いたします。下記の「お問合わせ窓口」までお申し出ください。

【お問合わせ窓口】
株式会社保険ひろば　コンプライアンス部
山口県周南市五月町１番３８号
TEL　0834-34-8550
受付時間　9:00 ～ 17:30（土・日・祝日・年末・年始を除く）